”Mitä se Wiki
siellä yrityksessä tekee? Senhän piti olla siellä Jermulan varuskunnassa. Ei
kun sehän on Viki. Mikä tää Wiki sitten on?”
Wiki on nopea
tapa tiedonsiirtoon verkkosivuston välityksellä. Yrityksen työntekijät voivat
luoda ja muokata sisältöä. Alustan tarkoituksena ei ole, että yrityksen
viestintävastaava on ainut sisällötuottaja. Useampi henkilö voi muokata samaa
asiakirjaa. Yksinkertaisimmillaan wikissä voi käsitellä tekstiä ja lisätä linkkejä,
mutta nykyisin useimmat alustat sallivat kuvien, taulukoiden, videoiden ja
PowerPoint -esitysten lisäämisen.
Yrityksissä
wikiä pystytään käyttämään mm. oppimiseen sekä ohjeiden tekoon. Siellä voi olla
uusille työntekijöille materiaalia. Näin eri työpisteiden uudet työntekijät
saavat yhteneväiset ohjeistukset.
Esimerkiksi
huolinta-alalla wikiin voidaan perustaa asiakaskohtaiset ohjeet. Ohjeissa kerrotaan, mitä eri työvaiheita
kunkin asiakkaan dokumenttien laadintaan kuuluu. Jokainen voi muokata asiakirjaa,
jos huomaa ohjeistusten olevan riittämättömät tai asiakkaalle otetaan käyttöön
uusia toimintatapoja. Ajantasainen ohjeistus auttaa myös sairastapauksissa.
Huolitsija, joka ei yleensä tee dokumentointia tälle nimenomaiselle
asiakkaalle, pystyy ohjeiden avulla tuottamaan tarvittavat dokumentit. Näin
toimitukset eivät viivästy.
Wikin avulla
voidaan myös eri työpisteiden kuormitusta tasata. Kuljetusmuodon muuttuessa
tarvitaan uudet dokumentit. Jos alustavat asiakirjaluonnokset tehdään yleensä lähtöpäässä
ja heillä on suunnaton kiire, niin väliporras voi wikissä olevien
asiakirjapohjien ja ohjeiden sekä laskujen ja pakkalistojen avulla tehdä tarvittaessa
asiakirjaluonnokset.
Aiemmat
versiot pystytään säilyttämään wikissä. Näin voidaan ohjeistuksista havaita,
miten toimintatavat ovat muuttuneet. Onko lean-ajattelua saatu käytännössä
etenemään? Mitkä ulkoiset ja sisäiset muutokset ovat muokanneet ohjeita vuosien
varrella? Mitä voisimme tehdä vielä toisin?
Wikiä voidaan
käyttää keskustelufoorumina: palautteen anto, suunnittelu, ideointi.
”Tämähän kuulostaa
hyvältä. Mutta miten meidän yritys voi ottaa wikin käyttöön?”
Ensiksi
kannattaa miettiä, mihin wikiä tullaan käyttämään. Ketkä sitä päivittävät?
Millaista tietoa jaetaan? Kenelle? Miksi?
Maksuttomia
wikialustoja voi testata: Wikispaces, Jottit, Wetpaint, PBWorks. Silloin omat
toiveet saattavat kirkastua. Voi olla, että tuleekin tarve asentaa wiki palvelimelle. Monissa työryhmä- ja intrasovelluksissa on jo wikien
toimintoja. Ota selville pärjäisittekö jo näillä toiminnallisuuksilla.
”Voi ei! Taas
tuo pomo on keksinyt tavan lisätä meidän työmäärää. Eihän me selvitä näistä
entisistäkään. Miksi tämä wiki pitäisi ottaa käyttöön?”
Kun tiedot
ovat muidenkin kuin oman tiimin jäsenten käytössä, niin saatatte löytää uusia
innovatiivisia tapoja tehdä työtä. Teilläkin on mahdollisuus antaa ideoita
muille tiimeille. Silloin ei ehkä tule sellaista fiilistä, että taas ne on ne
muut, jotka luulee osaavansa meidän hommat paremmin. Muiden tiimien ohjeista
voitte löytää teillekin sopivia uusia toimintatapoja. Tärkeintähän on, että homma toimii ja asiakas on tyytyväinen. Uskaltakaa, ideoikaa ja
tsempatkaa toisianne!
Lähteet:
